Lista obecności w pracy - jak zadbać by była zgodna z RODO?

RODO to Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (ang. General Data Protection Regulation, GDPR) wydane przez Unię Europejską w roku 2016. Reguluje ono kwestię ochrony danych osobowych oraz ich swobodnego przepływu. W Polsce rozporządzenie to obowiązuje od maja 2018 roku. Zgodnie z RODO przedsiębiorca ma obowiązek chronić w sposób szczególny tzw. dane wrażliwe swoich pracowników i nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym. Niedopełnienie tego wymogu grozi wysokimi karami finansowymi. Lista obecności w pracy a RODO to dzisiaj częsty problem wielu przedsiębiorców.

 

Lista obecności – co to takiego?

 

Lista obecności zawiera najczęściej imiona i nazwiska osób zatrudnionych, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia przez nie pracy, podpis pracownika (tylko w przypadku tradycyjnej papierowej listy obecności) oraz przyczynę nieobecności tych, którzy danego dnia w pracy się nie stawili (choroba, urlop, delegacja). I w takiej właśnie formie może zostać potraktowana przez inspektorów ds. RODO jako naruszenie przepisów. Jak sobie z tym poradzić, będąc przedsiębiorcą? Przydatne informacje na ten temat można znaleźć na stronie inewi.pl.

 

Wrażliwe dane osobowe na liście obecności

 

Artykuł 4 punkt 1 RODO mówi, że „Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osobie, której dane dotyczą); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej”. Obowiązkiem jest zgłoszenie przyczyny nieobecności swojemu przełożonemu, który do tej pory odnotowywał ją najczęściej na liście obecności. I to właśnie przyczyna nieobecności staje się najbardziej kontrowersyjna z punktu widzenia ochrony danych osobowych, bowiem jest to nierzadko informacja wrażliwa.

 

Przyczyna nieobecności

 

Eksperci prawa pracy coraz częściej twierdzą, że na liście obecności nie powinny się pojawiać konkretne przyczyny nieobecności pracowników, zwłaszcza te dotyczące ich choroby. Pracownik ma oczywiście obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, jednak jego współpracownicy nie muszą o niczym wiedzieć. Podanie przyczyny nieobecności na liście obecności może zostać uznane za przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem. Powinny się one znajdować w ewidencji czasu pracy, który jest osobnym dokumentem. Na liście wystarczy samo odnotowanie nieobecności, bez podawania konkretnej przyczyny.

 

Lista obecności jest dokumentem, który ułatwia funkcjonowanie wielu firmom. Musi być jednak przygotowywany tak, aby nie naruszać przepisów RODO.