25 listopada to nie tylko termin płatności VAT-u za październik, ale też data II Gliwickiego Forum Biznesu w PreZero Arenie. Właśnie dlatego w programie spotkania pojawił się temat bliski niemal każdemu przedsiębiorcy: dlaczego firma wykazująca zysk na papierze może nagle stracić płynność oraz jak uchronić finanse przed zatorami płatniczymi i nowymi wymogami KSeF.

Co czeka uczestników tegorocznego Gliwickiego Forum Biznesu?

Czeka popołudnie warsztatów prowadzonych przez lokalnych przedsiębiorców oraz wieczór rozmów w Małej Arenie. Udział w wydarzeniu jest bezpłatny, wymaga jednak wcześniejszej rejestracji za pośrednictwem formularza Górnośląskiego Akceleratora Przedsiębiorczości Rynkowej (GAPR), który organizuje Forum razem z prezydent Gliwic.

Zgłoszenie główne obejmuje część wieczorną, natomiast na warsztaty należy zapisać się osobno – można wybrać jeden lub dwa, pod warunkiem że nie nakładają się na siebie godzinowo.

Część I: warsztaty „Biznes Tworzy Forum”

• 14.00–15.00: „Jak zarządzać płynnością finansową i reagować, zanim pojawi się problem” – G2G Business Consulting

• 14.00–15.00: „Jak zarządzać ryzykiem związanym z informacją w organizacji” – Olesiński i Wspólnicy

• 14.00–15.15: „AI – moda czy must-have?” – Softiq

• 14.00–16.00: „Networking w praktyce – jak budować wartościowe relacje biznesowe” – Anna Baron

• 14.00–16.00: „Trzy gliwickie instytuty badawcze. Nauka bliżej biznesu, niż myślisz” – Instytut Techniki Górniczej KOMAG, Łukasiewicz – Instytut Metali Nieżelaznych i Łukasiewicz – Górnośląski Instytut Technologiczny

• 15.00–16.00: „Do roboty! Jak rozwinąć i skalować biznes w social mediach” – Wojciech Kaczmarczyk, twórca kanału „DO ROBOTY”

• 15.00–16.00: panel „Transakcje kupna i sprzedaży biznesów jako narzędzie rozwoju firmy”

 Część II: 17.00–20.00, Mała Arena

• moderowany networking

• część integracyjna z poczęstunkiem

Dla większości właścicieli firm najbardziej praktyczny może okazać się warsztat dotyczący płynności finansowej, zwłaszcza że odbywa się na nieco ponad miesiąc przed kolejnymi zmianami w fakturowaniu.

Od 1 stycznia 2027 r. w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) obowiązkowo wystawiać faktury będą musiały także firmy o sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie. Tego samego dnia zaczną obowiązywać kary za błędy przy fakturowaniu w KSeF, a w przelewach za faktury trzeba będzie podawać ich numer KSeF.

Zresztą duże zainteresowanie tym tematem widać już w samych statystykach: według stanu na 22 października w systemie dostępnych było jeszcze 202 z 600 miejsc na całe wydarzenie, ale na sam warsztat z płynności zostały już tylko dwa ostatnie z pięćdziesięciu.

Dlaczego płynność finansowa dotyczy także firm z zyskiem?

Jednym z głównych tematów warsztatów będzie płynność finansowa. Data wydarzenia nie jest zresztą przypadkowa, bo Forum odbywa się dokładnie w dniu płatności VAT za październik.

Każdy przedsiębiorca wie, że na papierze firma może wykazywać świetny zysk, a na koncie i tak brakuje gotówki na bieżące opłaty. Cały problem sprowadza się do rozbieżności w czasie: podatki trzeba zapłacić od daty sprzedaży, podczas gdy pieniądze od klienta trafiają na konto ze znacznym opóźnieniem. VAT staje się przecież należny z chwilą wykonania usługi, a podatek dochodowy trzeba odprowadzić także od faktur, których kontrahent jeszcze nie uregulował.

Dobrze obrazuje to konkretny przykład. Wystawiając 30 października fakturę na 100 000 zł netto z legalnym, 60-dniowym terminem płatności, należny podatek VAT w wysokości 23 000 zł trzeba odprowadzić do urzędu do 25 listopada. Pieniądze od kontrahenta wpłyną jednak na konto dopiero 29 grudnia. W efekcie przez 34 dni firma z własnych środków kredytuje podatek za klienta, który rozlicza się w pełni terminowo. Przepisy pozwalają przecież na 60 dni na przelew, a w relacjach dużych korporacji z sektorem MŚP dłuższego okresu ustalać wręcz nie wolno.

Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, gdy dochodzą do tego spóźnienia w płatnościach. Z badania SME Finance Track 2026, przeprowadzonego w drugim kwartale przez Centrum Badań Marketingowych INDICATOR na grupie 1077 firm, wynika, że choć 73 proc. przedsiębiorstw wykazało zysk, to aż 29 proc. czekało na spóźnione przelewy, a dla 9 proc. był to poważny kłopot.

Co jeśli klient płaci po terminie?

Brak wpłaty w terminie daje wierzycielowi prawo do naliczenia odsetek, żądania rekompensaty za koszty windykacji, a po 90 dniach również do odzyskania zapłaconego VAT-u.

Gdyby klient z powyższego przykładu spóźnił się o 30 dni, odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych wyniosą około 1390 zł (przy stawce 13,75 proc. w skali roku). Co istotne, należą się one z mocy prawa i bez konieczności wysyłania odrębnego wezwania. Do tej kwoty dochodzi również rekompensata na pokrycie kosztów odzyskiwania należności. Przy fakturze przekraczającej 50 000 zł wynosi ona 100 euro, natomiast przy niższych kwotach stawki to odpowiednio 40 lub 70 euro.

Po 90 dniach od upływu terminu płatności, czyli 29 marca 2027 roku, przedsiębiorca spełniający wymogi formalne może skorzystać z ulgi na złe długi i odzyskać wpłacony podatek VAT w rozliczeniu za marzec.

Jak reagować, zanim pojawi się problem?

Ochronę płynności finansowej warto zacząć od trzech konkretnych nawyków: szybszego fakturowania, cotygodniowej kontroli należności oraz przemyślanego wyboru kasowego PIT-u.

Fakturę najlepiej wystawiać od razu w dniu wykonania usługi. Prawo daje co prawda czas do 15. dnia kolejnego miesiąca, ale zwlekanie działa wyłącznie na szkodę firmy. Termin zapłaty biegnie przecież od dnia doręczenia dokumentu, podczas gdy podatek VAT trzeba rozliczyć od daty wykonania usługi.

Gdyby fakturę z naszego przykładu wystawić dopiero 13 listopada, przelew od klienta przesunąłby się na 12 stycznia, ale termin oddania VAT-u do urzędu pozostałby ten sam. Wdrożenie KSeF dodatkowo ułatwi tę sprawę, ponieważ data nadania numeru w systemie jest automatycznie datą doręczenia, co raz na zawsze kończy spory o to, czy dokument dotarł do kontrahenta.

Równie ważna jest konsekwencja przy przeglądzie zaległości. Wskazane jest stosowanie prostej zasady: jeśli klient spóźnia się z opłaceniem faktury o ponad 30 dni, kolejne zamówienie realizuje się dla niego wyłącznie za przedpłatą lub ze znacznym skróceniem terminu płatności.

Trzecim ruchem jest analiza opłacalności kasowego PIT-u na 2027 rok. Z tego rozwiązania mogą skorzystać jednoosobowe firmy rozliczające się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu, o ile ich przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 2 milionów złotych.

W tym modelu podatek dochodowy od faktury płaci się dopiero w momencie, gdy kontrahent faktycznie przeleje pieniądze (nie później jednak niż po upływie dwóch lat od wystawienia dokumentu). Analogicznie rozlicza się też koszty uzyskania przychodów, które trafiają do podatkowego podsumowania dopiero po ich uregulowaniu. Oświadczenie o wyborze metody kasowej na 2027 rok należy złożyć w urzędzie skarbowym do 20 lutego 2027 roku.

Jak przygotować firmę na zmiany w KSeF?

Zanim wejdą nowe przepisy, każdy przedsiębiorca powinien odpowiedzieć sobie na dwa kluczowe pytania: kto w firmie dostanie dostęp do KSeF oraz kto będzie odpowiadał za przelewy.

Do samego systemu loguje się właściciel firmy lub wyznaczona przez niego osoba (na przykład biuro rachunkowe), a tożsamość potwierdza się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Warto przy tym pamiętać, że osoba zlecająca płatności będzie od stycznia potrzebowała indywidualnego numeru KSeF przy każdym przelewie za fakturę.

Dla przedsiębiorców bez własnego działu księgowości najwygodniejszym rozwiązaniem jest przejście przez tę rewolucję z zewnętrznym partnerem, któremu wystarczy nadać uprawnienia w systemie. Cały ten proces może przy tym przebiegać w stu procentach online.

A może lepiej jednak oddać te sprawy w ręce księgowej?

Zamiast głowić się nad przepisami w pojedynkę, znacznie lepiej przeanalizować sytuację ze sprawdzonym specjalistą. Zanim rok dobiegnie końca, warto zadać swojej księgowej trzy konkretne pytania: czy kasowy PIT przyniesie firmie realne oszczędności, w których miesiącach skumulują się największe płatności podatkowe przy słabszych wpływach oraz które nieopłacone faktury niebezpiecznie zbliżają się do granicy 90 dni zwłoki.

Nowoczesna obsługa finansowa nie wymaga zresztą ciągłych wizyt w biurze i tracenia czasu w korkach. Wszystko można wygodnie poukładać zdalnie. Doskonałym przykładem takiego podejścia jest biuro rachunkowe online iKsięgowa, w którym cała procedura, od podpisania umowy po codzienne rozliczenia, odbywa się w stu procentach przez internet.

Przedsiębiorca zyskuje do dyspozycji intuicyjny panel do wystawiania faktur sprzedaży, wyposażony w bardzo przydatną funkcję: w razie problemów ze spłatą nieopłacony dokument można jednym kliknięciem przekazać do windykacji. Samo przesyłanie faktur kosztowych czy wyciągów bankowych zajmuje dosłownie chwilę, bo wystarczy wrzucić plik PDF w panelu, wysłać e-mail lub zrobić zdjęcie dokumentu w aplikacji mobilnej. Dedykowana księgowa bierze na siebie całą resztę formalności: pilnuje terminów, wysyła deklaracje do urzędów skarbowych oraz ZUS, a o dokładnych kwotach do zapłaty powiadamia e-mailem i krótkim SMS-em.

Więcej informacji o obsłudze firm z Gliwic, w tym pełny zakres usług oraz wycenę, można znaleźć na stronie internetowej biura. O szczegóły rozliczeń łatwo też dopytać bezpośrednio na infolinii, która działa od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.30 do 16.30, albo wysyłając wiadomość e-mail.

Szykując się do najbliższego rozliczenia 25 listopada, warto przygotować na jednej kartce proste zestawienie: listę spóźnionych faktur oraz kwotę październikowego VAT-u zestawioną z aktualnym saldem na koncie. Taki bilans da jasny obraz sytuacji przed rozmową z księgową, a wieczorem, podczas spotkania w Małej Arenie, stanie się świetnym punktem wyjścia do rozmów z innymi przedsiębiorcami z naszego miasta, którzy problem zatorów płatniczych znają z własnej codziennej praktyki.

Materiał partnera